Образец протокола заседания комиссии

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании.

Протокол обычно составляется секретарем или другим назначенным лицом непосредственно на заседании. Основная часть текста протокола собрания разбита на несколько составляющих. Протоколы могут быть двух видов: краткие и полные. Краткий протокол содержит в себе фамилии докладчиков, темы докладов. Полный протокол содержит записи всех докладов.

Планируется совещание и сразу возникает вопрос, а как составить протокол, кто его будет вести, ведь на совещании присутствие директора. Протокол совещания — это обычный внутренний документ предприятия или организации, который регистрируется в книге за соответствующим номером.

Первый экземпляр ложится в папку протоколов совещаний, а другой остается директору для контроля. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений. Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

Оформляющая часть протокола

В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу. В части «ВЫСТУПИЛИ» с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания. В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.

https://youtu.be/7ptNuxGhZWo

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный документ, как решение. Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний.

Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года. К номеру протокола могут добавляться буквенные индексы. Если присутствующих более 15 человек, то их в форме протокола не перечисляют. Оформляется ссылка на список, который будет неотъемлемой частью протокола.

Протокол подписывают только председательствующий и секретарь (не требуется другим членам комиссии). Некоторые виды протоколов должны быть утверждены руководителем организации, например, протокол заседания экспертной комиссии. Я надеюсь, что с помощью приведенных образцов вам теперь легко удастся составить любой протокол заседания.

Оформление выписки из протокола

Протоколы регистрируются отдельно по видам заседаний, комиссий, советов и т.п. А я вообще не могу понять вот что: зачем нужны протоколы? По итогу протокол оформили и «встал» вопрос регистрации… Здравствуйте! Если журналы ведутся, то их обязательно надо включать в номенклатуру дел. Сроки хранения регистрационных журналов соответствуют срокам хранения самих документов, в частности протоколов.

Как и о чем стоит уведомлять участников совещания? Как оформить выписку из протокола для выборочного уведомления исполнителей о принятых решениях? В статье подробно разобраны все реквизиты протокола с объяснением ­вариаций их оформления и образцами целых документов.

В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии.

Как правильно хранить протоколы?

Данный документ предназначен для документального оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений. В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения.

Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит. Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др., то протокол может и не понадобиться.

В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения. В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения.

Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протокол – это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании, совещании. Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения.